پیام کوتاه تقریبا چیزی شبیه به صحبت کردن است و باید مانند صحبت کردن با مخاطب به صورت مستقیم، تابع قوانین و آئین نامه ای باشد. قوانین ارسال پیام نیز مانند قوانین دیگر روش های ارتباطی در گروه بندی خاصی قرار می گیرند. با چند و چون همراه باشید.
چرا قوانین ارسال پیام اهمیت دارند؟
از زمان ارسال نخستین پیام متنی در تاریخ 3ام دسامبر سال 1992، پیام های کوتاه به شکل گسترده ای به بخشی از دنیای ارتباطی ما تبدیل شدند.
اما مانند تمام اشکال تعامل بین افراد، پیام های متنی نیز می توانند منجر به سوء تفاهمات، صدمه به احساسات و بدتر شدن اوضاع گردند. این درست همان جایی ست که رعایت قوانین ارسال پیام اهمیت پیدا می کند.
در اینجا مهم ترین موارد در خصوص قوانین ارسال پیام را با هم مرور می کنیم.
مهم ترین قوانین ارسال پیام
در حین رانندگی پیام ارسال نکنید
طبق چیزی که موسسه ی Post توصیه می کند؛ این کار ساده ای ست: حین رانندگی پیام ارسال نکنید! ایمنی شخصی، همیشه نخستین چیزی ست که باید مورد توجه قرار دهیم و در حین رانندگی نیاز به هر دو دست خود و البته تمرکز حواس خواهید داشت.
اگر قادر به مقاومت در مقابل ارسال پیام حین رانندگی نیستید، تلفن همراه خود را در جایی قرار دهید که دسترسی به آن در طول رانندگی ممکن نباشد.
دیگران را نیز در شرایطی قرار ندهید که ناچار به ارسال پیام حین رانندگی شوند
اگر در حال پیام دادن به کسی هستید که رانندگی می کند، حتما رد و بدل کردن پیام را متوقف سازید. حتی ارسال یک “خب” یا هر کلمه ی دو حرفی دیگری نیز ممنوع است.
در هر شکلی لازم است که ارسال پیام متنی را متوقف ساخته و از آن طرف فردی که در حال رانندگی است، نیز دست از این کار بردارد. شما می توانید در صورت ضرورت از تماس تلفنی به جای ارسال پیام استفاده نمایید. البته این مورد نیز در قوانین کشور ما و بیشتر کشورهای جهان، ممنوع اعلام شده است.
پیام های مختصر ارسال کنید
اگر چه به نظر می رسد که پیام های متنی می توانند جای انواع دیگر ارتباطات را بگیرند، اما در واقع این طور نیست.
بعضی از پیام ها برای ارسال شدن از طریق یک متن، بسیار طولانی هستند. بهتر است برای ارسال چنین پیام هایی از تماس تلفنی بهره مند شوید، یا حداقل به سراغ ایمیل خود بروید.
این به خصوص زمانی که به دنبال پیام خود، منتظر دریافت پاسخی از طرف مقابل هستید؛ اهمیت بیشتری پیدا می کند. با ارسال پیام به احتمال زیاد نمی توانید تمام منظور خود را به مخاطب رسانده، و به طبع پاسخ مناسبی دریافت نخواهید کرد.
پاسخگو باشید
اگر به مبحث پاسخگویی وارد شویم، جالب است به دیدگاه مجله ی Fortune در این باره بپردازیم که پیام کوتاه را نوعی منبع اضطراب حاد قلمداد می کند.
پس از این که روی گزینه ی ارسال، ضربه زده و پیام متنی خود را می فرستیم؛ اضطراب دریافت پاسخ به سراغمان می آید. در عین حال مخاطب نیز برای ارسال پاسخ در یک بازه زمانی مشخص و خارج نشدن از قوانین ارسال پیام متنی؛ فشاری را متحمل خواهد شد. (کافی ست در این مورد نظر نوجوان ها را بپرسید تا به درک بهتری دست یابید!)
گوگل در حال تلاش برای طراحی یک رابط کاربری تلفن همراه است تا برخی از این تنش ها را کاهش بخشد. اما تا آن زمان؛ مطالعات نشان می دهد که شما تنها 20 دقیقه زمان برای پاسخ دادن به یک پیام متنی دارید و پس از آن فرستنده بی طاقت خواهد شد.
اما اگر پاسخی دریافت نکردید، آرام باشید
یک مقاله در LifeHack پیشنهاد می کند که؛ “ارسال پیام را متوقف سازید، تا پاسخ پیام قبلی خود را دریافت نمایید.” این احساس بهتری به شما خواهد داد.
“احتمالا مخاطب شما مشغول است و اگر این طور نباشد، شاید او علاقه ای به رد و بدل کردن پیام متنی ندارد.”
در حالی که دریافت نکردن پاسخ پیامی که ارسال کرده اید، می تواند موجب اضطراب شما شده و حتی برخی آن را بی ادبی قلمداد کنند؛ اما بمباران کردن پیام شخصی که پاسخ گو نبوده نیز به نوعی بی احترامی خواهد بود و در واقع به شکلی شخصیت خود شما را خدشه دار می سازد.
اجتناب از ارسال گروهی پیام
مقاله ای در Mashable می گوید: “بیشتر مردم نسبت به ارسال گروهی پیام نظر منفی داشته و آن ها را بدترین می نامند.”
“هیچ کس به این گونه پیام ها علاقه ای ندارد. بنابراین هرگز شخصی نباشید که با ارسال پیام های گروهی، چرخه ی بی پایانی را آغاز کرده و مخاطبان خود را مایوس می سازد.”
قوانین ارسال پیام درست مانند قوانینی هستند که برای هر نوع ارتباط دیگری به کار می بندیم.
اگر ناچار به ارسال گروهی پیام متنی هستید، اصول زیر را رعایت نمایید:
– قبل از این که مخاطبی را در فهرست مخاطبان ارسال پیام خود بیاورید، به این موضوع فکر کنید که آیا واقعا این شخص می خواهد در شمار گیرنده های آن پیام باشد یا خیر! به علاوه این که آیا موضوع پیام به وی ارتباطی دارد یا نه!
– از ارسال پیام های گروهی یک کلمه ای جدا پرهیز کنید. این پیام ها به دلیل این که به طور اجتناب ناپذیر توسط مخاطب خوانده می شوند؛ برای هر کسی آزار دهنده هستند.
– به کمبود فعالیت اشاره نکنید. (“مانند: سلام. کجا هستید؟”) یا مورد دیگر این که به مخاطبان خود یادآوری نکنید که؛ “چرا کسی پاسخ نمی دهد؟”
– از بی صدا کردن گروه یا ترک آن نهراسید.
از ارسال پیام های شخصی با وای فای محل کسب و کار بپرهیزید
اگر پیام متنی خود را از طریق شبکه ی اینترنت متعلق به شرکت و محل کسب و کار ارسال نمایید، این پیام در قالب محتویات دامنه ی شرکت محسوب می شود. این برای شما به اندازه ی کافی بد خواهد بود، اما فکر کنید برای گیرنده که هیچ اطلاعی از این وضعیت حریم خصوصی ندارد، چه شکلی پیدا می کند.
از ارسال پیام متنی در حضور دیگران خودداری کنید
درست همان طور که حین مکامله با شخصی، نباید به تلفن خود پاسخ دهید؛ این موضوع در خصوص ارسال پیام متنی نیز به همان شکل صدق می کند. همچنین اگر مخاطب شما در حال تایپ و ارسال پیام متنی می باشد، گفتگو با وی را تا پایان این کار آغاز نکنید. اجازه دهید وی مراحل ارسال پیام را به پایان رسانده و سپس شروع به صحبت کردن نمایید.
پیام های دریافتی با مقصد اشتباه را نادیده نگیرید
موسسه ی Post توصیه می کنید:”اگر پیامی دریافت می کنید که به اشتباه برای شما ارسال شده است، آن را نادیده نگرفته و به فرستنده با ارسال عبارتی چون “متاسفم، شماره اشتباه است” اطلاع رسانی کنید.”
در صورتی که این کار را انجام ندهید، فرستنده از این که پیام را به اشتباه ارسال کرده، آگاهی نخواهد یافت.
از پیام متنی برای ارسال خبر بد استفاده نکنید
در حالی که ما آماده ایم تا از پیام های متنی به عنوان شکلی از ارتباط بین فردی استفاده کنیم، به خاطر داشته باشید که این به هیچ وجه راه ارتباطی برای انتقال اخبار بد یا غم انگیز نیست. موسسه ی Post توصیه می کند که؛ “اخبار بد را به صورت حضوری یا حداقل تلفنی انتقال دهید.”
مکالمات خود را پایان دهید
زمانی که مکالمه بین دو نفر به هر صورتی آغاز می شود، به دنبال آن اشارات اجتماعی حاصل می گردد. اگر چه مایل نیستیم که مکالمات به شکل ارسال پیام متنی طولانی شده و به درازا بکشد، اما سکوت کردن و عدم پایان رساندن مکالمه نیز نوعی بی احترامی محسوب می گردد.
اگر به هر طریقی با مخاطبی وارد مکالمه در شکل پیام متنی شده اید، به سود شماست که مکالمه را کامل پایان داده و طرف مقابل را از خارج شدن خود از گفتگو آگاه سازید. نیمه کاره رها کردن یک مکالمه در هر شکلی از آن، اشتباه و نادرست خواهد بود.
روح نشوید
پایان دادن به یک رابط از طریق کنار گذاشتن و متوقف ساختن ارسال پیام یا پاسخ دادن به آن ها، به هیچ وجه کار درستی نیست. طبق مطالعات روانشناسی؛ پایان دادن به رابطه انسانی با حذف یکباره تمام ارتباطات و بدون توضیح بسیار دردناک و آسیب رسان خواهد بود.
این باعث می شود که شخص مقابل اتمام رابطه را باور نکند و علی رغم این که شما از رابطه خارج شده اید، همچنان آن را ادامه دار متصور باشد. در صورتی که نیاز است یک رابطه را با توضیح کامل و بدون قطع ارتباط ناگهانی از دنیای ارتباطات پیامی، به پایان برسانید. به جای روح شدن، به سادگی به مخاطب خود بگویید که دیگر نمی خواهید ارتباط برقرار کنید.
منبع: rd
